Come funziona la condivisione su Google Drive

Google Drive è uno strumento ormai molto diffuso per scambiare documenti, ma il suo funzionamento non è sempre così intuitivo come potrebbe sembrare.

Quando si condivide un file, infatti, non si invia una copia, come avviene con gli allegati delle email (o con i vecchi dischetti): si concede invece l'accesso allo stesso documento originale. Il file resta conservato nello spazio di chi lo ha creato e tutte le persone autorizzate lavorano proprio su quello.

Le possibilità sono essenzialmente due:

• condivisione diretta, si indicano le persone tramite indirizzo email;
• condivisione tramite collegamento: si crea un link che può essere più o meno aperto.

È inoltre possibile condividere intere cartelle: in questo caso, i documenti contenuti seguono automaticamente le stesse regole di accesso.

Non tutti possono fare tutto. Il sistema prevede diversi livelli di accesso: visualizzazione (si può soltanto leggere), commento (si possono aggiungere osservazioni) e modifica (si può intervenire direttamente sul contenuto).

I livelli permettono di organizzare il lavoro in modo ordinato, evitando interventi indesiderati.

Dove stanno i file

Un punto importante, spesso trascurato, è che il documento resta sempre nello spazio del proprietario; chi lo riceve lo trova tra i file "condivisi con me".

È possibile aggiungerlo al proprio spazio, ma si tratta solo di un collegamento. Solo creando una copia si ottiene un file separato, indipendente dall'originale.

Una delle caratteristiche più interessanti è la possibilità di lavorare in più persone sullo stesso documento, contemporaneamente. Le modifiche compaiono in tempo reale e si può sempre tornare indietro grazie alla cronologia delle versioni.

Il sistema è stato progettato per essere rapido e pratico. Proprio per questo, conviene usarlo con un minimo di attenzione: assegnare i permessi giusti e scegliere con cura come condividere evita molti problemi (dare a ciascuno solo l'accesso di cui ha davvero bisogno).